Undskyld, må jeg forstyrre?

Genkender du ovenstående frase? Og det, at blive forstyrret af dine kollegaer urimeligt mange gange om dagen, med alle mulige spørgsmål – relevante og ret ligegyldige?

Ofte er det en indgroet del af vores hverdag – vi tænker simpelthen ikke over det.
Jeg tror, det er blevet en daglig virksomhedskultur i alt for mange organisationer, hvor hverdagen egentlig kræver fokus. Vi forventer, at alle er tilgængelige når som helst, og at vi kan skrive, ringe eller lige ”komme ned” og få et svar. Og dén hverdag var også blevet genkendelig hos os i OnlinePlus.

Hvis jeg skal sætte det lidt på spidsen, lignede vi efterhånden et arbejdsfællesskab, der alle var smidt ud i en ureguleret trafik – uden kørekort, vel at mærke. Vi nåede heldigvis at stoppe op før kaos. Nu har vi implementeret gode færdselsregler, og det er kun starten.

Når man arbejder med 6-7 specialistgrupper, og alle er afhængige af hinanden, fordi kunderne ofte køber produkter på tværs af afdelingerne, kan man ikke undgå afbrydelser og forstyrrelser. Vi bliver derfor nødt til at kigge på, hvordan vi arbejder med dem – både fysisk, teknologisk og i hele rammen omkring det at være i relation og kultur sammen.

Timingen for at ændre en kultur, der har stået på i mange år, skal selvfølgelig sidde lige i skabet. Og eftersom vi allerede satte gang i den helt store LEAN-ændring og gennemgang af alle processer i hele huset, var det et helt perfekt tidspunkt at kigge ind i dette emne på. Men også fordi vi kontinuerligt ekspanderer i medarbejderstaben og har brug for, at vores nye kollegaer får en god opstart med relevante retningslinjer, så de ikke tillægger sig alt for dårlige vaner fra start.

 

”Jeg har faktisk aldrig rigtig tænkt over, hvor mange forstyrrelser, der kan forekomme i løbet af en arbejdsdag. Det har oftest været en ”naturlig” del af være i et åbent kontorlandskab, hvor man er vant til at kaffemaskinen brummer, telefonen ringer, og vi som kollegaer snakker i telefon med kunder eller hyggesnakker på tværs af rummet.

Men det er gået op for mig, hvor meget mere fordybet og effektiv jeg kan være i mit arbejde, når jeg bevidst siger nej til forstyrrelser udefra. Om det så er ved at lade være med at tjekke min mail i bestemt tidsrum, sige nej til at hjælpe en kollega indtil jeg er færdig med en opgave, eller bare sætte musik i ørene for at lukke lyden ude. Det gør faktisk en kæmpe forskel i min hverdag, og jeg føler mig mindre stresset.”

Isaballa Jakobsen, Senior SoMe specialist, OnlinePlus

 

Konsekvenserne ved afbrydelserne

I virkeligheden er det ikke selve afbrydelsen, der er problemet men dét, at fokus bliver fjernet, fra det vi sidder midt i. Det tager nemlig ofte 15-25 minutter at falde tilbage i samme arbejdsrytme igen. Det går ud over vores opgaveløsning, og konsekvensen er: Dårligere kvalitet, spild af tid og risiko for fejl. Vi vænner os til at reagere i stedet for at organisere, hvilket er enormt stressende.

Vi sætter hele tiden vores hjerne på overarbejde, og undersøgelser har vist, at ekstremt mange afbrydelser i vores hverdag – både på arbejde og privat, har lige så store konsekvenser kognitivt, som hvis du ryger hash hver dag.

Vi mister simpelthen vores båndbredde, hvis det står på over en længere periode. På den korte bane kan vi let håndtere forstyrrelser og ser det måske ligefrem som en positiv energi for hverdagen, men på den lange bane er det ikke holdbart, og nervesystemet vil langsomt tage skade.

Vi føler ikke tilfredsstillelse, når vi går hjem fra arbejde, simpelthen fordi vi ikke når det, vi skal, og vi føler os måske udbrændte. Vi får ikke det fra hånden, som vi forventede, da vi trådte ind ad døren og holder fyraften med hængepartier. Intet af dette er optimalt, når man arbejder i et firma, hvor hverdagen går hurtigt, hvor der er skarpe deadlines, og hvor man ofte bliver målt digitalt i forhold til performance for kunderne.

 

”Jeg har altid været glad for en dynamisk og omskiftende hverdag, men det er efterhånden gået op for mig, at de mange forstyrrelser, der følger med denne hverdag nogle gange spænder ben for koncentreret og gennemarbejdet arbejde. Uanset om forstyrrelsen er en mail eller et spørgsmål over computeren, så mister jeg fokus og skal tit og ofte starte forfra med opgaven, jeg sad med. I værste scenarie bliver opgaver væk i mængden og bliver glemt”

Sofie Rasmussen, Head of Project management, OnlinePlus

 

Krav til arbejdsplads & medarbejder

Vi modtager alle sammen mange notifikationer i løbet af en dag i form af pop-ups, lyd, ikoner mm., som fortæller os, at der er en besked. Små forstyrrelser som samlet tager timer af vores liv hver eneste dag. Vi kan vinde rigtig meget tid, koncentration og kvalitet i vores arbejde ved at fjerne disse forstyrrelser og selv overtage kontrollen.

Her i huset startede jeg vores fokusuger op sidste efterår, med det formål at få mine kollegaer til aktivt at tage stilling til deres notifikationer på telefonen og mail. Det kræver i den grad også, at man selv er med til at tage et valg, og det ikke er noget, der trækkes ned over hovedet og dikteres.

Jeg indførte stilletid fra kl. 8-12 i hele huset, efter vi kom tilbage fra Corona. Vi øver os hver dag, og vi bliver langsomt bedre til at respektere dette. Lange tilladte vaner tager tid at ændre – men øvelse gør mester.

Det er selvfølgelig også en stor opgave for os som virksomhed at få medarbejderne til at føle, at ”tjek ud” er helt acceptabelt og en del af vores nye kultur. Hvad enten det er at lukke sig inde, arbejde hjemme eller lukke diverse programmer ned (mails, Teams osv.). I sådan en proces er det er min fornemmeste opgave, at alle kan følge med – også dem, som har fart over feltet og skal bruge svar hurtigt for at komme videre i deres opgaver.

For mine yngre kollegaer tænker jeg, at det ikke er helt skidt at have en ”ældre dame” som mig til at stå for vores nye kultur. Mange af dem er indbegrebet af ”supernotifikationsnavigatører”. Men en fællesnævner for os alle er, at vi er opvokset i den moderne forstyrrelseskultur uden at tage stilling – det skal vi NU. For ingen kan være kreative, nytænkende, inspirerende og konkurrencedygtige, hvis de har medarbejdere siddende, der ikke trives og langsomt brænder ud.

Dét er vores nye fælles ansvar – både som arbejdsplads, men også som medarbejder og kollega.

 

“Forstyrrelser er for mig en del af hverdagen, da jeg står for at supportere både kunder og kollegaer. Jeg får lov til at være med i mange forskellige projekter, og det er spændende. En oplevelse, jeg har, er dog at disse mange forstyrrelser gør det svært at planlægge min tid, da der ofte kommer opgaver ind fra højre og venstre, og det kan til tider være svært at jonglere alle de opgaver på en gang. Et stort plus for mig er, at forstyrrelserne er skyld i, at jeg kommer meget rundt i huset og får hilst på alle mine skønne kollegaer.”

Jakob Skovvang, Support og frontend udvikler, OnlinePlus

 

Hvordan er jeg en god ”ikke forstyrrende” kollega?

Det er altid godt at starte med at se indad. Forstyrrer jeg mine kollegaer? Er jeg med til at drive en uhensigtsmæssig kultur? Er der noget, jeg selv kan ændre og gøre bedre?

  • Næste gang du er på trapperne til at hive fat i en kollega så tænk over, hvordan du selv ville kontaktes for, at det skabte mindst mulig forstyrrelse i din arbejdsdag. Hvordan du gerne selv vil modtage en besked for, at det bliver optimalt for dig at give svar retur.
  • Opfordre til analoge møder. Lad din computer blive på skrivebordet og grib blok og kuglepen. Bliv enige om, at I alle er til stede, når I samles. Det vil forbedre dit eget fokus, men også dine kollegaers ved, at du er mere koncentreret.
  • Tænk når du taler. Forstyrrer du andre i lokalet? Måske ikke bevidst. Men vær opmærksom på, om andre i rummet sidder koncentreret eller fordybet i en opgave. Så vil det være din fornemmeste opgave at tage hensyn.
  • Og så den helt svære: Er det mit ansvar at prikke en kollega, hvis hun eller han er forstyrrende? Kan jeg tillade mig at gøre opmærksom på, at tonen er for høj eller at vedkommen for ofte er forstyrrende? Ja da! Tag blot udgangspunkt i dig selv, når du kaster dialogen op. Forstyrrende hverdag kan ofte opfattet meget differentieret menneske til menneske, så jeg tænker det er meget givende for dine kollegaer at vide, hvor dit niveau ligger.

 

”Når man sidder fordybet i en opgave, kan det til tider ødelægge koncentrationen, hvis en kollega kommer med en forstyrrelse. Det tvinger en til at reagere og bruge unødig tid, mens man er i gang med noget andet. På den anden side vil man gerne hjælpe sin kollega der, hvor man kan, hvis de har akut brug for det. Hvis forstyrrelsen ikke er arbejdsrelateret, syntes jeg det viser interesse og muligvis omsorg, hvis en kollega lige stopper op og sludrer. Det kan få en til at føle sig som en større del af fællesskabet”

Kirstine Kristiansen, Senior Designer, OnlinePlus

 

Modkultur eller medkultur?

Jeg vil rigtig gerne være med til at skabe en modkultur til den tilgængelighedskulter, vi har i dag.
Vi er blevet et folkefærd, der i højere grad accepterer unødvendige overspringshandlinger, og hvis du lægger det sammen med evig tilgængelighed og krydrer det lidt med alt vores multitasking med notifikationer, mails, TV, Sociale Medier osv., så kan det kun gå galt.

Vi skal kunne ”restituere” på et eller andet tidspunkt.

Jeg tænker, at jeg endnu engang vil hive alle mine dejlige kollegaer en tur i skoven, skrælle dem for alt digitalt (ur, mobiltelefon og computer) og igen præsentere dem for ”forrest bathing”. Dét kan i den grad noget i en hektisk hverdag og er direkte guf for vores nervesystem.

 

Gode råd til fordybelse på din arbejdsplads:

  1. Tjek din mail 3 gange om dagen – morgen, middag og aften.
  2. Adfærdsforandring med ”åben-lukke-tider”.
  3. Lav tidslommer eller ”lukke-zoner” i din kalender, så andre kan se, at du ikke kan eller må forstyrres.
  4. Sæt en skarp holdning til notifikationer fra mails, privat telefon og interne systemer.
  5. Få din arbejdsplads til at sætte fokus på jeres forstyrrelses kulter og lav gode retningslinjer.

 

Skrevet af: Malene Bruun

Vil du høre mere om forstyrrelser og fordybelse?
Malene Bruun
CPO & Head of People and Culture
Vi kan også kontakte dig
Vi kan også kontakte dig